官報掲載 統計センター 【ＡＩ技術を用いた文字認識サービスの提供業務】

私がシステム設計、提案した案件が官報に掲載されました。統計センター【ＡＩ技術を用いた文字認識サービスの提供業務】です。これは紙の統計調査票をAI-OCRという文字認識技術で自動読み取りしてデータの整備を行うというもので、AI技術の実使用として国内最大規模のものです。令和2年国勢調査を含む大規模調査の自動読み取りに5年間使用されます。

第3次AIブームも重要なマイルストーンを通過しました。

期待値だけでは技術の自然成長はあり得ません。実使用に耐え、経済価値をもたらすかがポイントです。同じAI、ニューラルネットでも音声認識はOCRほどお金になりません。官庁であれ民間であれ業務情報は書類として記録されており、オーディオで保存されている訳ではないからです。画像認識の応用として医療がありますが、医師抜きの画像診断に診療報酬をつけられる訳でもなく、お金になるのでしょうか？AI-OCRがちょうど実使用期に入った良いタイミングでこの入札がありました。書類を対象とするAIは今後も発展していくでしょう。

AIだけでは実用レベルのシステムは出来ません。他のIT技術を組み合わせた全体設計となって、ようやく使い物になります。要件分析、基礎設計、プロジェクト計画など全てを私が行いました。建築のような目に見えるデザイン、意匠はありませんが、システムにも筋のいい設計、悪い設計があります。基礎技術を使って費用対効果の高い、シンプルで安定したシステムを設計するのが私の得意です。1人称で書いていますが、本当に1人称です！入札提案は難易度の高い仕事ですが、落札提案がまさか1人の手によるものだったとは競合もあきれ返ることでしょう。

入札提案の実際はまた次の機会に

永島志津夫

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失敗しない要件定義 その４ 〈議事録 テンプレート〉

失敗しない要件定義その４ は 議事録のテンプレート、書式です。ワードとPDFファイル版をアップしておきます。

シンプルですが、構成と大事なポイントは私がフューチャーアーキテクトにいた頃から20年以上変わっていないのでご安心を。

こちらです。議事録（MSワード、PDF）研修も以前ご紹介しました

あまりにシンプルなのでガッカリされたでしょうか？でも、シンプルなほうが書きやすいです。この書式を見ながら、要件検討会の運営も含め大事なことを列挙していきます（検討会は毎週開かれる前提とします）。

要件検討会で一番大事なことは重要な論点を効率良く、徹底的に議論、検討することです。システム設計プロジェクトの最初の段階、要件定義では検討結果、検討状況の確認ツールとして議事録があります。従って議事録の内容、品質、デリバリータイムが重要です。その分、体裁など他のことは端折ります。検討資料と議事録がしっかりしていれば要件定義書はできたも同然です。

失敗しない要件定義のポイント

• 要件定義フェーズのプロジェクト設計（仮説、重要論点出し、推進体制作り、検討会スケジュールの事前調整など）
• 検討会での意思疎通、コミュニケーション
• 検討資料と議事録作り（ドキュメンテーション）

1. 検討会の論点は２週前からアナウンスしておく。業務部門内での検討に２週かかるのが相場。その上で必要な資料準備や予習をしてきてもらう。１週前の検討会では進み具合を確認する。
2. 検討会の１週前には議論の材料となる資料を用意し、問題がないか予習してきてもらう（検討会資料、業務フロー、データ定義、画面構成・遷移図など）。
3. 検討会はスケジュール表で今日の位置付け、論点や、前回の振り返り、宿題状況の確認から入る。1週ぶりなので参加者の準備ができないと、いい議論に入れない。
4. 検討会では議論となる論点が絞られているので、各部門の立場で、大胆に見直す案、現状との親和性を維持する案、その間の妥協案、その案をとった場合の盲点などをじっくり議論できる。ただし積み残し、宿題が出るので２週など期限を設けてもちかえってもらう。重要な論点を要件定義前半にカバーしておく。それでも時間がきつくなることがあるので、毎回検討会スケジュールを見ながら善後策を考えていく（検討会スケジュールには問題がなかったことを納得してもらいながら）。
5. 検討会では議論の中で別の論点に言及することがあるが、議事録は論点別に再構成し、箇条書き形式とする。言葉を補い要件定義書のインプットになるレベルに仕立てる。確認が必要な言葉にはアンダーラインを引くか、目立つ記号★★を付けるなどして、参加者に議事確認をしてもらう。誰が言ったかよりも、ドキュメントが優先される。曖昧さ、考慮漏れを排除していく(MECEという言葉があったりします)。
6. 概ね時間順になるが、それにとらわれず構成の分かりやすさを重視する（論点の階層、議論の粒度など）。
7. 発言者の記載は必要に応じて。質問－回答は一文にまとめて構わない。細かい発言、同じ内容はカットする。本線に関わらないが記録に残したいものは、「その他」として最後にまとめておく。
8. 決定事項、未決宿題の確認を検討会の最後に行っておく。時間切れの場合、メールでの議事確認を必ず伝えておく。
9. 議事は必ずレビュワーがチェックする。書き始める前に重要ポイントをおさらい、確認しておくと早く正確に作ることが出来る。
10. 議事送付は当日か翌日までに行う。

ヘビーですよね。要件検討会２時間やるとヘトヘトなります。１日３コマやるとやせます。でも、要件定義しっかりしていれば、その後がうまくいきますからね。頑張りがいがあります。何事も備えあれば憂いなし、先手先手です。

永島志津夫

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システムの費用対効果 〈研修による能力向上、人材開発〉

忘れられがちですが、人材開発は最も効果的なQCD向上策です。適切な研修や職場教育(OJT)は費用対効果を何倍にも高めます。2年前の新卒者研修で行った内容をご紹介します。*

15名の新卒者を対象に初期導入教育を実施しました。昨年の反省を踏まえ今年は一人一人に集中力を求める強化プログラムに変更しました。メモをとらずに30分ヒアリングをする。人の話を頭に焼き付ける。そのために集中力を発揮する、昨年との違いは“集中力”、この一点です。

高専卒から大学院卒まで年齢は5歳くらいの幅がありましたが、結論から言えば、集中力、ヒアリング能力に年齢、理科・文科など専攻の影響は見受けられませんでした。採用プロセスで一定の基準をクリアしているからでしょうか。ただ意外なことがわかりました。今回はそのこともお話しします。

研修の内容は、模擬的に顧客へのヒアリングを実施し、問題分析、改善提案を行うというものです。ヒアリングでは私が一人二役で上司役と顧客役を演じ分けました。15名の新卒者はスタッフとして、個々に上司と顧客にヒアリングするという設定になっています。上司とスタッフのペアが15組あるかのようなイメージですね。また問題を分析、改善提案をスライドにまとめていく過程では私が上司役としてレビューを実施しました。

お客様はアパレル企業、人事部さんとの打ち合わせでヒアリングをするという設定です。副業採用を本格化するとのことで、既に導入済みの正社員採用の電子りん議を手直しするというものです（※フィクションです。念のため）。検討されている副業のあらまし、採用りん議として考慮すべきことなどをヒアリングします。実際のヒアリングは20分になりました。60分かけてヒアリング内容を議事録にします（実際の仕事でも慣れないうちは議事録作成にヒアリング時間の3倍かかるというのが相場です）。

副業を取り上げたのには理由があります。技術系、営業系と大きく配属先の目処はあるとはいえ総合職は辞令一つで明日から何屋さんにでもなるというものです。だからといって主体性を無くしては何屋、何者にもなれません。仕事（賃労働）とは自分の職務能力を売ることであり、会社に来て漫然と時間を過ごすことではない、そのことを意識する材料として、副業＝得意とする職務能力を売る、働き方を題材としました。

お話の内容です。

“販売員、デザイナー、EC系ITなど専門職について副業採用を考えている。販売員であれば週末の忙しいタイミングで働いてもらう。平日・週末の繁忙の波はもちろんだが、ファッション通の個人の力に期待する面もある。自分のブログでコーディネートを発信、街中での動画も活用し表現力豊か、プロ顔負けのものもある。固定ファンも持っている人も多いようだ。自社のブランド、自分の世代に閉じることなく、幅広く素養を得て、お客様との交流経験を積むことがこれからの販売スタッフには必要だ。正社員にも良い刺激になるはずである。デザインも仕事の波があり必要な時に仕事を出したい。クリエイターにとり仕事がないのに会社に来ることほど苦痛なことはないらしい。逆に自分がしたいと思っていたチャレンジングな仕事というのは、いくら忙しくてもイキイキしていられるらしい。もちろん、その方がデザイナーにも相当良い収入になる。EC系ITは他社での経験、ノウハウを期待している。例えば、おすすめ商品、いいねリスト、購買履歴など、表には出てこないところでレスポンスを高める設計上の工夫があるらしい。利便性とのトレードオフをクラウド基盤の特性を踏まえ実装、ECサイトを成功させている人材の手を間借りしたい。

もう一点、採用後2年間に掛ける育成コストを採用りん議の段階で想定しておきたい。人件費（給与、賞与、社会保険、福利厚生）、エージェント経由の場合のコミッションなどの直接費に、育成コスト加えたトータルで勘案したいという要望が経営から出されている。人手不足を背景に十分な能力を持たない人材を無理に採用しアンマッチが起きている。早期退職ではコミッション分も回収できていないので、育成コストという項目で現状の能力を意識させ、無理な採用に一定の抑止をかけたい。”

他、選考、採用りん議のプロセスに関連した内容が続くのですが、それは割愛します。

ヒアリングを前編と後編に分けて、計2回行う予定だったのですが、結果的に前編を1回追加し計3回実施しました。最初のヒアリングの出来があまりに悪かったからです。出来が悪かったというのは全員ではありません。出来た人と出来なかった人の差が甚だ大きく出ました。今回わかったことの一つは、このヒアリング能力と問題分析能力の相関です。問題分析、改善提案の最終的な出来はほぼ最初のヒアリングの出来に連動しました。同じヒアリングを2度実施し、提出してもらった議事録を見る限り個人間の差は縮まっていたのですが、結論から言えば前編を2回実施せずとも最終的な結果に差はありませんでした。これは怖い結果です。一見簡単なタスク、30分ほど人の話を聴くことが、問題分析、改善提案といった高度なアウトプットに連動するのです。出来の良い人ははただ聴いているだけではない、問題分析、改善提案につながる ”何か” が違うのです。そもそも、人の話を聴くというベーシックな知的好奇心があるか、ないか、その違いではないかと私は見ています。モチベーションなくして認知・行動はありませんから。



例えば採用試験にヒアリングを導入すれば良いスクリーニングになるでしょう。話の要点が議事にあるかチェックするだけです。難しい質問を用意する必要もありません、簡単なことです。また面接を何度もするくらいなら、ヒアリングに続き問題分析の宿題を出しても良いでしょう。あまり手間のかかる宿題を出せば他の企業に流れるかもしれませんが、問題解決に興味のない人間、問題分析を億劫がる人間を雇用し続けることになるくらいなら他に行ってもらった方が良いとも言えます。単純労働は早晩機械に取って代わられますから。

※求職者側の意見ですが、就職活動をしていた頃、形式的に続く部長面談、役員面談に辟易しました。何の意味があるのでしょう、同じような質問ばかりで。これはこれで求職者側の企業見極めになりましたが。



知識教養がないのも考えものです。あまりに論理性がないのも困ります。しかし仕事の現場に書かれた文章が用意されているでしょうか？顧客の要望、要件が文章として既に存在しているのでしょうか？ face to face のコミュニケーションで徐々に要望、要件が具体的になり、”である・ではない” という問い掛けから、あいまいさが排除され、よりクリアになっていく。“こんなケースはどうでしょうか？” という自分にはない相手の発想から、より発展されたアイデアが作られていく、そのような創造のプロセスにこそ機械に代替されない人間らしい労働の価値があります。



顧客とのコミュニケーションには甘えが許されません。重電メーカの総合研究所にいた時、NTT出身の所長がレビューや面談で “技術者の独善性” という言葉を何度も使っていたことを覚えています。当時、私はその言葉の実感がありませんでしたが、20代の最後、顧客相手の仕事に復帰した時、責任も重く、コミュニケーションに緊張しましたが、何よりも “技術者の独善性” を思い知ることができました。専門性を盾に社内では好きな事を言えます。言いっ放しができます。その気がなければ人の話に耳を傾ける必要もありません、あえて不都合、不愉快なフィードバックをする人もいないでしょう。そんなことは組織において損なことですから。しかし、顧客には筋の通らないことは言えません。言い訳もできません。“技術者の独善性” は顧客に接し、フィードバックを直接受け、“痛い目” にあうことで初めて気付くのです。

ですから、今ヒアリングの出来が悪かったとしても悲観することはありません。母国語の話を30分聴き取る、こんなことすら自分は出来ないということを入社した4月の段階で認識できたことは有益です。4、5年後の異動で気付いたとして、どうしろというのでしょう。

永島志津夫

* 当時別のブログにあげた記事を再掲しました

全社のシステムを少ない人数で見ていれば時に見落としもあるかもしれません。

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