【一般会計】 仕訳種別 は一般的ではない？

 このところ会計の仕事をしているのですが、今まで普通と思っていたことが実はあまり一般的ではないことに気付きました。仕訳種別です。会計システムの主軸項目に、決算期、勘定科目、部門があることは間違いないかと思うのですが、実務上は仕訳種別が必要というか肝です。決算期、勘定科目、部門は考える要素はほぼありません。補助科目もだいたい顧客とか仕入先とかですね。仕訳種別は前期繰越、普通記帳、決算整理など勘定科目とは別軸で仕訳の性質を表現するために使います。試算表を確認する際に役立ちます。仕訳種別のない会計システムで決算を行うことなど想像できないのですが、どうもこれが一般的ではないようです。大企業向けの会計システムSAPでは伝票タイプという名称で用意されていますが、他ではわからなかったです。

EXCELのシンプルな仕訳帳

仕訳種別はごく普通のものだと思っていました

摘要には仕訳個々の事由を記載するので業務的なまとまりを示す仕訳種別を記載してしまうとシステムで(簡易に)集計することができません。なので仕訳種別という項目を独立して用意します。前期決算が完了・確定する前に翌期が開始されます。そのため概算残高でいったん翌期繰越を行い、債権債務確定、原価在庫確定と順を踏んで何度か繰越を行いますが、仕訳種別があれば再繰越を行っても他仕訳と取り違えることもありません。個人事業でも上場会社でも同じことです。いまだにERP、市販会計ソフト弱いです。

また原価管理だと原価要素という勘定科目とは別の勘定軸や、工程という部門とは別の部門軸を設けています。摘要とは別項目にするのは仕訳種別と同じ理由です。在庫受払、原価計算、資産評価は個別開発(もしくはハンド対応)になるのですがその話はまた次回に。

ACCESS アクセス が動かなくなった!

Officeアップデート の ODBC トラブルです。2022年5月24 日リリースのバージョン2205を適用するとODBCがおかしくなります。リンクテーブルで主キーが文字列型だとアウトです。MariaDBもこの影響を受けました(MariaDB ODBC Driver 3.1)。

対策はOfficeのダウングレードです。関連リンクの [ACCESS]#Deleted問題 が助けになります。私は被害なしだったのですが、ベータテスト（＝MS社内・シンパテスト）どうなっているのでしょうか？ERP、パッケージソフトのデータベーステーブルの主キーは文字列型になっていることが多いのですが。

cd %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\ClickToRun
officec2rclient.exe /update user updatetoversion=16.0.15128.20248

関連リンク

[ACCESS]#Deleted問題

Officeの更新履歴

 

会計ソフトが動かなくなった！

令和3年度の確定申告無事終わったでしょうか。私は年末年始に個人事業の決算と必要書類の整理をするのですが、某社の会計ソフトを起動したところ自動更新の不具合でそのまま動かなくなりました。アクセスの自作会計ソフトをメインで使っていたので穏やかな年越しをすることができましたが、過信禁物ですね

（下の画像はアクセスではありません。Googleスプレッドで作った仕訳帳です）。

Googleスプレッドの仕訳帳。ギリギリ使えそうです。

ピボットテーブルが使えるので仕訳帳から試算表

決算整理は手入力ですが、BS、PLの小計が0になるようバランスするだけです

90年代はこの手の不具合はしょっちゅうでしたが2020年代になってもまだこんなことがあるとは！市販ソフトやクラウドはブラックボックスなのでシステム不具合時はバックアップも意味がありません。来年以降は電子帳簿ごとクラッシュするのでしょうか。

システム設計で一番重要な考え方は simple is best です。中でもデータベース設計がカギになります。重要なデータを格納するテーブルをコアテーブルと呼び、教科書通りの単純な構造とします。会計であればコアテーブルは1つしかありません、仕訳帳テーブルです。私のような個人事業者でも日本を代表するような大企業でも違いはありません。

重要な仕訳帳はEXCELに簡単にコピー出来るように設計します。何かトラブルがあっても仕訳帳を開くことはできます。そもそも記帳の手前で、EXCELのシートを費目別に分けて整理していると思います。自作の会計ソフトは費目別シートからの転記を便利にするために作ったものでした。

今回のケースはアプリケーション障害とデータ喪失にあたります。クラウドではないのでデータ流出の心配はありません。大ごとではありますが、別のアプリケーションを並列運用していたので実害はありません。社会インフラ系では、一世代前のシステムを待機系として維持する方式が以前はありましたが、最近は聞きません。現用系と待機系で異なるシステムを持つというのは、企業・商用システムの障害対策、可用性対策として見直されてもいいかもしれません。

Googleスプレッドの仕訳帳は、アクセスの会計ソフトをさらにシンプルに出来るのでは？と思いついて作ったものです。(総)勘定元帳兼用になっていてフィルターで勘定を絞ると相対勘定と合わせて確認することができます。決算整理は手入力ですがバランスさせるだけなので大した手間でもないと思います。アクセスは自動計算にしていますが、そのロジックを抜くとGoogleスプレッドで試算表まで行けてしまいます。Googleスプレッドで仕訳記帳と決算が出来るのは個人事業者にとっては大きいです。それを実感したくてEXCELで作ったものをGoogleスプレッドにUPしました。EXCELなのでソフトの使い方を新たに覚える必要もありません。これも大きいです。

結局 simple is best ということでしょうか。資産台帳、減価償却、在庫評価、原価計算などありませんが、私の仕事ではすべて0行なので。